(摘编自硅谷动力)

　　在每一个版本的 Office 组件中，微软都会提炼出一些成熟的应用，并增加许多灵巧的功能。但 Office的许多强大功能大多数人都没有用到，如隐藏选项、未知功能以及快捷键等。在本文中将汇集一部分我们最心仪的技巧，包括 Word、Excel、 和 PowerPoint。这些技巧可以让 Office 更强大、更高效、更易于使用，同时还可以将 Office 按自己意愿进行定制。无论你是用 Office XP 还是 Office 2003，都会在这里发现有用的技巧和窍门，它们可以帮助你更好地使用这套应用最广泛的办公组件。

　　放大与缩小 　　

　　你可以用上的滚轮实现文档的快速放大与缩小。只需按住 Ctrl 键，向前推滚轮可以放大文档视图，向后则缩小。 　　

　　快速进行格式设定 　　

　　我最喜欢的一个隐藏功能就是“格式刷”。这个画笔图标缺省就该出现在标准工具栏上。要将其添加到工具栏上，使用“视图” 　 “工具栏” 　 “自定义”，点击“命令”标签，在“类别”中找到“格式”，然后将“命令”中的“格式刷”拖到工具栏上。 　　

　　当点击这个图标时，格式刷会将光标所处区域的文本格式复制下来。如果你选择整段或某个单元，点击格式刷，格式刷就会复制该段或该单元的格式。然后你可以简单地选中一块文档，即可将复制的格式“刷”过来。 　　

　　 双击格式刷，可以重复使用复制的格式，无需再作复制操作，直到按了 Esc 为止。 　　

　　 更多的“文件”选项

　　

　　

　　 如果你在点击 Word 的“文件”菜单时按住 Shift 键（或在 里写一封邮件时），菜单选项会有改变。菜单中会出现“全部保存”和“全部关闭”选项。在 office/9.shtml' target='_blank' class='article'〉Excel 里，增加的选项只有“全部关闭”，而没有“全部保存”。

    没有项目符号的行 　　

　　当你在 Word 或 PowerPoint 中建立有项目符号或编号的列表时，可能会想让某一项前面没有符号。按 Shift-Enter 即可开始一个没有项目符号的新行，当下次再按 Enter 键时，增加的新行又有项目符号了。另一个有用的窍门：在 Excel 里，可以按 Alt-Enter 在同一单元格里另起一行。 　　

　　 用“自动更正”功能添加符号 　　

　　 Office 的“自动更正”功能可以自动地在文档中置放符号。以下是较有趣的一些： 　　

　　 (tm) 将更正为：TM 　　

　　 --〉 将更正为：→ 　　

　　 〈-- 将更正为：← 　　

　　有关智能标记 　　

　　智能标记最初应用于微软的 Office XP中，这是一个基于 XML 的小，当进行某种操作时，它会在数据的上、下方动态地显现。有些智能标记是与某种应用相关的，如 Excel 里的“股票符号智能标记”，有些与数据相关，如 Word 或 里的名字或地址。最常见的是“粘贴选项智能标记”，它在任何 Office 应用中粘贴数据时都会出现。 　　

　 要确认“智能标记”选项可用，在任何 Office 应用中的“工具”菜单中选择“自动更正”选项，点击“智能标记”标签。确认“给文字加上智能标记”框已被选中。下面有许多“识别器”，如地址、人名、时间等，以及一个“删除智能标记”的选项。记住这些选项可以影响所有带智能标记的 Office 应用。　　

　　粘贴选项：在任何 Office 应用中粘贴数据后，点击“智能标记”（看起来象一个剪贴板），将显示一个有多个格式化选择项的菜单，包括“匹配目标格式”（将按文档的格式对粘贴数据作格式化）和“保留源格式”（保留被粘贴数据在原文档中的格式）。 　　

　　地址智能标记：有些智能标记的功能非常好用。例如，如果你在一个 Word 文档中输入 联系人的姓名，一个智能标记会提供一些选项，如发送邮件、打开联系人（如果有）、插入地址、安排会议等。与地址相关的智能标记包括添加联系人等。 　　

　　Excel 的错误检查：当一个单元格中输入了错误的函数以及公式时，Excel 中的错误检查智能标记就会出现。标记选项可以帮助用户发现计算中的错误，并且改正错误或改变查错选项。　　

　　其它智能标记：微软为开发人员提供了建立自己智能标记的 API。其它智能标记可以在网上找到。你可以在智能标记设置窗口中点击“其它智能标记”键获得其它可用智能标记清单。

　　快速访问常用文档

　　

　　你可以把常用文档放在 Word 的菜单条上，这样就不用到“文件”菜单里浏览一堆文件和文件夹了。这需要在 Word 的菜单条上增加一个“工作”菜单，到“视图” 　 “工具栏” 　 “自定义”中，选择“命令”标签，然后在“类别”的列表中选择“内置菜单”，接着从“命令”列表中找到“工作”并拖到 Word 菜单栏中的任意地方。然后从新菜单中选择“添加到‘工作’菜单”把一个文件名加到菜单里。要删除一个文件名时，只需要按一次 Ctrl-Alt 和减号（不是数字的减号），然后再点击要删除的项。 　　

　　打开上次使用的文档 　　

　　你可以在桌面上建立一个，它在启动 Word 时会自动打开上一次的文件。先在资源管理器里找到 WinWord .exe（一般在 C:Program FilesMicrosoft Officeoffice/9.shtml' target='_blank' class='article'〉OFFICE11 里），或者用“开始”菜单里的“搜索”选项找到它（在搜索工具里，可能需要打开“其它高级选项”，然后选中“搜索系统文件夹”和“搜索子文件夹”两条）。 　　

　　找到 Winword.exe 以后，右击文件图标，拖到桌面上，然后选择“在当前位置创建快捷方式”。右键点击新的快捷方式，选择“属性”，进入“快捷方式”标签。在“目标”框里现有的文件路径后面，增加一个空格和 /mfile1。如果你想用组合启动文件，还可以设定一个快捷键。设置完成后点击“应用”。回到“常规”标签中，给这个快捷方式起个名字，然后点“确定”完成全部设置。 　　

　　使用“选择性粘贴”命令 　　

　　当你把网页或其它文档的文本复制到 Word 文件中时，Word 会复制源文档页中的字体、颜色和字号。如果你想让贴过来的文档配合目标文档的格式，使用“编辑” 　 “选择性粘贴”，然后从中选择“无格式文本”。